Ajuda do Sistema de Gestão de Demandas - SGD
- Introdução
- Setor requisitante;
- Setor responsável pela TI; e
- Autoridade administrativa competente.
- Usuários do sistema
- O validador requisitante: chefe do setor do usuário requisitante. Se o setor não possuir um chefe, quem validará a demanda será o chefe do setor que está acima deste no fluxograma do IF;
- O validador técnico da demanda: chefe do setor responsável pela categoria da demanda. Por exemplo, demandas da categoria TI estão sujeitas à avaliação da Coordenação de TI. Algumas categorias podem não ter um setor validador técnico, então esta etapa será pulada;
- O validador financeiro (ou do centro de custos): chefe do setor que foi escolhido como centro de custos responsável pelo custeio da demanda em questão. Pode ser o próprio setor requisitante;
- O validador administrativo: chefe do setor administrativo responsável pela validação final da demanda quanto ao alinhamento estratégico e a viabilidade da aquisição sugerida. Todas as demandas passam necessariamente pela aprovação da administração.
- Workflow
- Detalhes sobre o sistema
- Criadas por mim: Demandas criadas por ele próprio;
- Demandas dos meus sub-setores: Demandas dos sub-setores abaixo no organograma;
- Demandas do meu setor: Demandas criadas no meu setor de origem;
- Demandas das minhas áreas técnicas: Demandas que dependem a sua avaliação técnica;
- Demandas do meu centro de custo: Demandas que indicaram o seu setor como centro de custos e precisam da sua validação financeira;
- Demandas sob minha Administração: Demandas que dependem da sua aprovação administrativa, caso o usuário atual seja a autoridade competente; ou
- Todos os registros: Busca todas as demandas que as seleções acima trariam em separado.
- Aguardando a minha aprovação: aquelas demandas que estão disponíveis para o usuário analisar e/ou editar, se for permitido.
- Abertas: são as demandas que passaram pelo seu usuário e ainda não tiveram finalização no sistema.
- Aprovadas em todas as instâncias: são as demandas que passaram por todas as etapas no sistema. Nesse caso, falta somente o setor requisitante oficializá-la.
- Oficializadas: concluiram o seu ciclo no sistema e os usuários que fizeram parte de toda essa etapa já podem ver a DOD.
- Arquivadas: aquelas demandas das quais o setor requisitante por motivo próprio resolveu não dar prosseguimento.
- Todos os registros: Busca todas as demandas que as seleções acima trariam em separado.
- Documentos para consulta
Esta ferramenta tem como objetivo permitir que qualquer servidor, efetivo e em atividade no Campus Juiz de Fora, cadastre suas sugestões de demandas para aquisição pelo IF Sudeste MG.
Após a inserção de uma demanda no sistema, esta precisa ser avaliada e validada pelo responsável pelo setor do usuário requisitante. Se a demanda for considerada conveniente, ela passa a ser de responsabilidade do setor requisitante, que deverá então submetê-la à apreciação das outras instâncias competentes.
O workflow, ou fluxo de trabalho, utilizado neste sistema se baseia na instrução normativa IN 4/2014 da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, que determina como devem ocorrer todas as contratações de soluções de tecnologia da informação pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação (SISP). Entretanto, a ferramenta foi desenvolvida de forma a permitir que também sejam gerenciadas demandas de outros tipos de produtos.
Em linhas gerais, a IN 4/2014 determina que toda compra ou contratação de TI deverá ser precedida de planejamento, elaborado em harmonia com o PDTI (Plano Diretor de Tecnologia da Informação), e estar alinhada aos objetivos estratégicos da instituição.
O processo de planejamento de cada contratação se inicia pela elaboração de um documento de oficialização de demanda (DOD) que é exatamente o produto final deste sistema SGD. Ainda de acordo com a IN 4/2014, toda demanda deve ser avaliada e validada em três níveis:
Para tornar o sistema ainda mais completo, um nível adicional foi incluído no fluxo: o centro de custos, que consiste num setor indicado pelo requisitante da demanda e que será responsável por prover o orçamento necessário para a concretização da contratação em questão. Naturalmente, o chefe do setor indicado como centro de custos deverá também validar a demanda.
Nos próximos tópicos, apresentamos os diferentes papeis que os usuários podem desempenhar, um diagrama com o fluxo de aprovações pelas quais uma demanda precisa passar, seus diferentes status e alguns documentos para referência.
O Sistema de Gestão de Demandas é composto basicamente por 2 tipos de usuários: o usuário criador de demandas, que pode ser qualquer servidor do IF Sudeste de MG, e o usuário validador de uma demanda, que será o chefe de algum setor obrigatoriamente. Há 4 tipos de validadores no SGD, são eles:
Na figura abaixo, pode-se ver a principal tela do sistema, na qual são listadas as demandas às quais o usuário atual tem acesso no mínimo de leitura.
Para o caso de uma lista extensa de demandas, o usuário pode filtrar os resultados através dos critérios descritos abaixo:
O critério "Relação da demanda comigo" permite a seleção das demandas que tenham relação com o usuário em questão.
Importante: Nem todos as opções vão aparecer para você. Isso dependerá das suas permissões no sistema.
O critério "Situação" seleciona demandas que se encontram nas diferentes situações listadas abaixo:
Ao redigir uma nova demanda ou mesmo na análise e edição, dúvidas podem surgir quanto à termos específicos. Para eventuais consultas, os links abaixo estão disponíveis: